Por tal motivo, se abre convocatoria a investigadores, colectivos, asociaciones, estudiantes e instituciones que quieran hacer uso de este recurso. De tal forma que aquellos trabajos e investigaciones basados en la oralidad cuenten con una institución que los proteja y salvaguarde pudiendo incluso, en los casos que cuenten con autorización, servir como fuente de consulta a otros investigadores.
En esta primera etapa del proyecto, subraya la concejala, "se contempla la recopilación y custodia del material, pero se valora para siguientes etapas, incluso, la recopilación de entrevistas y realización de otras de forma inédita con el fin de poder revalorizar la oralidad como fuente de conocimiento, ya que hasta el momento ningún archivo del archipiélago contempla estos servicios".
Actualmente, el Archivo cuenta con 2.490 metros lineales de documentación, contiene 18.201 cajas de documentos; 4.593 libros administrativos; 78.973 fotografías, así como 5.690 carteles y 2.424 programas y folletos. Además, cuenta con una biblioteca auxiliar especializada en historia local y archivística, una colección de sellos de caucho y un pequeño museo con elementos utilizados para la elaboración y reproducción de documentos
Las actividades desarrolladas en el año 2020 han estado marcadas por la pandemia. En esta etapa se intentó dar curso a las solicitudes de los usuarios por vía telefónica, correo electrónico y redes sociales. Además, se trabajó en la redacción de los artículos del blog del archivo e incluir documentos digitalizados en el mismo. Desde mayo se atiende al público presencialmente, con cita previa, y se continúa con la atención telemática o telefónica.
En la gestión documental, el número de transferencias de documentos desde las oficinas fue menor al año anterior, pero con una mayor cantidad de unidades documentales. Así, se recibieron 1.520 nuevas cajas documentales y 17 nuevos libros administrativos, incrementándose el fondo documental en aproximadamente 38.082 nuevos documentos. En cuanto a las donaciones, que enriquecen y completan la información sobre la historia de La Orotava, se recibieron 17, en su mayoría fotografías.
En relación a los servicios, el Archivo ofrece tanto de índole externo a los ciudadanos para investigaciones históricas, como de índole interno, a la propia administración municipal para su funcionamiento diario. Durante el 2020 se tramitaron 883 peticiones de información, correspondiendo a los meses de julio y octubre el mayor número de consultas, las cuales fueron realizadas a través de la vía electrónica-módulo de Archivo (59%), telefónicas (21%), presenciales (17%) y vía redes sociales (3%). Estas peticiones llevaron a la consulta de más de 18.000 documentos, en concreto 18.520, de los cuales, con finalidad administrativa fueron un 60% e histórica un 40%.
En cuanto a la labor de difusión que ha tenido una evolución importante en los últimos años, con continuidad y abordada desde diferentes facetas, el Archivo realizó el pasado año dos exposiciones, una muestra fotográfica sobre los carnavales en la Villa a lo largo del tiempo y una versión virtual de "Entre carteles de las fiestas". Además, y aprovechando la versatilidad del mobiliario compacto, en el propio Archivo se han ido rotando varias exposiciones a lo largo de los últimos años y en la actualidad, se puede ver la exposición "Recuerdos Escolares de la Villa".
El Archivo lleva a cabo otras actividades para la divulgación del patrimonio documental. Se ofrecen prácticas que se realizan por estudiantes de diferentes centros educativos y con diferentes niveles académicos, que el pasado año se realizaron con alumnos universitarios de forma telemática, para los cuales se realizó un dossier de prácticas. En relación a las visitas al Archivo fueron 205, tanto de carácter interno como externo, y permiten el contacto directo con los documentos históricos, así como conocer la labor que se realiza en este servicio. Otro pilar importante en la divulgación del Archivo con la presencia en las redes sociales, iniciada en el año 2012, siendo el primer archivo en Canarias en estar en las redes sociales (Facebook y Youtube) y en la creación de un blog (archivoorotava.es). Estas iniciativas han continuado evolucionando, recibiendo el pasado año la página del Archivo 9.309 visitas.
Destacar el incremento en el número de documentos digitalizados para la web con más de 15.000 páginas digitalizadas, siendo en su mayoría, unas 13.522 páginas correspondientes a los libros de Actas del Pleno, desde el 2 de junio de 1841 hasta el año 1899, que permiten su consulta digital. Además, de publicidad sobre los comercios de La Orotava y la redacción de diversos artículos sobre el patrimonio documental conservado en el Archivo Municipal. Junto a estas actividades, el Archivo ha contribuido a la realización de trabajos de investigación y publicaciones, publicando el calendario anual del Archivo que ayuda a difundir el fondo fotográfico del mismo, así como ha colaborado en actividades culturales que se han llevado a cabo en el Municipio y en otras localidades como homenajes, exposiciones, etc.
Por tanto, desde el Archivo Municipal de La Orotava se ejecutaron múltiples acciones en el 2020 que son continuidad de las llevadas a cabo en los últimos años, y que están encaminadas a que los documentos que forman el patrimonio documental de La Orotava se conserve, se conozca y permanezca vivo para que sea disfrutados por todos.
