Son muchos los puntos fuertes detectados por los evaluadores en la secretaría de este centro, pero quizá el más importante sea su gestión virtual de todos los procedimientos con los que trabajan: convalidaciones, solicitud de títulos, reconocimiento de créditos, etc.
Ello ha revertido en una política de sostenibilidad que también ha sido aplaudida por los examinadores, ya que la secretaría ha ahorrado en tóner y papel alrededor de 14.000 euros en tres años, que han sido utilizados para mejorar otros espacios del centro.
Esta secretaría fue pionera en la instalación de la cita previa para la gestión de las consultas de los usuarios, lo que redujo y ordenó la presencialidad, al tiempo que también ha instalado un punto de información desplazado fuera de la secretaría para atender dudas que no requieren una consulta de mayor profundidad.
Otro aspecto resaltado por los evaluadores ha sido la confortabilidad de la secretaría, por cuanto se han renovado los espacios, se han adecuado las zonas de espera de los usuarios y se ha eliminado el mostrador para atender a cada miembro de la comunidad de forma personalizada. También se ha destacado la satisfacción mostrada por los usuarios y la del propio personal, que, en opinión de la decana, Olga Alegre, está muy motivado e implicado en la gestión administrativa del centro.
Otro punto fuerte de Educación es que ya tiene finalizado su mapa de procesos, que ha sido ya evaluado en dos ocasiones, así como la creación de un gestor de expedientes, donde se acumulan más de 14.000 archivos, sin necesidad de impresión ni de ocupar espacio físico.
Los técnicos del EFQM señalaron como debilidades la falta de perfiles profesionales en la secretaría y la poca estabilidad en el personal, debido al alto nivel de rotación. Como aspectos de mejora, apuntaron la pertinencia de más encuestas de satisfacción, sobre todo a otros grupos de interés, como puedan ser los padres del alumnado o los proveedores, al tiempo que también recomendaron la consolidación de la gestión de alianzas de esta secretaría con otras unidades o servicios de la Universidad de La Laguna, cuestión que ya existe pero que necesita contar con un protocolo que lo defina.
