La apertura del expediente reservado ha sido ordenado por el alcalde para velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, que establece la creación, modificación o supresión de los ficheros de las administraciones públicas; la Ordenanza Municipal de Creación y Supresión de Ficheros, en vigor desde el 22 de marzo de 2014 y el Reglamento con el que opera el Archivo Público Municipal e Histórico de San Bartolomé de Tirajana.
Este ayuntamiento tiene establecido un protocolo oficial de obligado cumplimiento para la eliminación de documentos caducados o innecesarios y carentes de valor jurídico y, sobre todo, sin ningún valor histórico. Cualquier documento que deba ser destruido con esas premisas requiere obligatoriamente su sometimiento y aprobación por parte del pleno de la Corporación.
El primer y último expurgo y eliminación documental la realizó el Ayuntamiento a solicitud del Archivo Histórico Municipal a finales del pasado mes de noviembre. Lo ejecutó la empresa especializada Destruar, contratada al efecto. Se llevó a cabo junto a las Oficinas Municipales, en un furgón equipado, en presencia de técnicos del Archivo y con certificado final sobre la documentación destruida.
Valor documental
El Ayuntamiento también prohíbe la salida al exterior de las Oficinas Municipales de cualquier documentación que se oficialice a solicitud o instancia de los administrados, y debe ser custodiado por los trabajadores municipales encargado de su tramitación hasta la resolución final del mismo y su pase definitivo al Archivo Municipal o a su expurgo y destrucción por una empresa especializada, como se hizo en noviembre. Los expurgos y destrucción de la documentación descatalogada se realizan periódicamente en función de las necesidades, y siempre siguiendo el protocolo de seguridad y protección de datos.
En cualquier caso, los expurgos y la destrucción definitiva de la documentación innecesaria o desfasada y sin valor jurídico o histórico que se tramita en el Ayuntamiento requiere necesariamente de informes previos por parte de los jefes del servicio administrativo que la tramitó y del Archivo, y de su aprobación plenaria.
La designación del valor jurídico o histórico de los documentos pertenecientes a cualquier expediente concluido y cerrado se lleva a cabo a través de un informe de la jefatura del servicio municipal donde se tramita, contrastado asimismo con otro informe valorativo que realizan los técnicos del Archivo sobre la pertinencia o no de su catalogación o descatalogación en función de su carácter patrimonial histórico.
Cualquier documento público pierde vigencia administrativa a cabo de 5 años, pero se mantiene activo durante otro plazo de 15 a 20 años atendiendo a su operatividad jurídica o judicial, tras lo cual pasa al Archivo Público Municipal, que opera con un Reglamento para la tramitación documental y su protección documental, en vigor desde marzo del año 2006.
En el artículo 6 de dicho Reglamento se dicta que el expurgo o eliminación y destrucción documental certificada sólo se realiza con aquellos documentos que ofrecen un "valor vacío" por carecer siquiera en potencia de valor para fines administrativos o fines de investigación.
También la Ordenanza Municipal de Creación y Supresión de Ficheros, en vigor desde el 22 de marzo de 2014, recoge en su artículo séptimo la obligación que tienen los responsables de los ficheros y de todos los que intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos personales existentes en los mismos, de custodiarlos y guardar el secreto profesional. Esas obligaciones persisten aún después de finalizar sus relaciones con el titular o responsable del fichero, hasta su supresión definitiva por caducidad y la creación de un nuevo fichero.
